“行政工作有价值吗？”
在讨论这个话题之前，我们需要明白一件事：行政是一个服务支撑部门，不直接产生利润。 如果没有必要，行政就没有存在的理由。
因此，探索和实现行政价值应该从我们的工作对象出发：帮助我们的“服务对象”取得成功，就是行政价值的体现。
这里的服务对象不仅仅是员工或老板。 从工作内容来看，行政的“服务对象”主要有三个：企业、内部员工和外部客户。 行政的核心价值目标也主要围绕这三个“服务对象”：企业生产降本增效、为员工提供更加温馨的服务、协助外部提升雇主品牌形象。
那么，要实现行政核心价值目标，我们应该如何从这三个方面进行操作呢？
1、为企业生产降本增效
企业要想快速发展，不仅需要业务规模的扩大，还需要内部运营的稳定性，这对管理提出了很高的要求。
一方面要紧跟业务和公司发展进程，在不同阶段提供相应的服务支持； 另一方面，要帮助企业在合理范围内降低运营成本，努力发展业务。
01 保证生产，提高产能
归根结底，行政服务是为公司的发展服务的。 为了与公司战略规划相协调，首先要懂业务，其次要懂得方法。
（一）配合业务发展
“懂业务”是配合业务发展的前提。 在了解业务发展流程和模块的基础上，思考哪些细节可以通过行政服务进行优化。
比如，如果业务线继续加班，行政部门是否需要提供加班餐、能源供应、通勤补贴等后勤保障？ 加班是否影响团队氛围，取得关键成果后是否需要组织员工活动表达慰问和激励？
想要全面了解业务，仅仅加强与业务部门的沟通是不够的。 必须真正跳入业务中去体验实际的操作流程。 只有聆听定期报告、参与项目支持、甚至承担一些业务工作，才能更深入地了解业务推进的节奏，并在适当的节点提供相应的服务。
换句话说，管理必须摆脱被动的事务性思维，转变为主动的商业思维。 只有这样我们才能了解公司的战略和运营情况。 在此基础上，我们可以制定年度行政计划，思考行政部门可以在哪些方面提供支持。 。
随着您的业务发展，您是否需要扩大租赁范围？
是否需要设立分公司？ 不同城市是否有相应的扶持政策？
您需要为新办公室准备选址、装修、搬迁方案吗？
公司扩张带来的采购压力是否有相应的预算？
...
这些都是行政部门在了解业务发展现状和战略规划后，对未来发展做出合理推断的举措，并主动运用自身的行政服务技能，串联起各个业务发展阶段，确保公司不至于在重要时刻倒闭。节点由于管理工作不足。 发生卡纸。
(2)数字系统介绍
越来越多的企业开始构建智能办公系统并改造自动化工作流程。
然而，这种类型的系统需要大量的初始投资。 为了确保数字化转型的投资回报率最大化，在行政数字化转型之前需要进行可行性评估。
具体评价指标可参见下表⬇️
*每日预算类别示例（摘自《企业办公室有必要数字化吗？》）
随着技术的普及和成熟，数字化能够带来的效率是相当可观的，企业可以利用数字化来提高各方面的效率。 阿里巴巴的行政数字化产品为企业解决了很多问题。
在设计系统时，他们充分利用现有的大数据基础，用标准化思维来构建产品和技术体系。 将会议、资产管理、智慧服务等行政服务沉淀为统一标准，最后整合数据，使系统能够基于现有数据提供决策指导。
*摘自《阿里巴巴黄鹤庆：揭秘阿里巴巴政务数字化解决方案》
全面的企业智能系统已覆盖阿里巴巴的各类行政服务场景，例如：
◎工位、会议室智能管理：由于不同的业态对空间使用的需求和时长不同，并给予不同的策略，可以利用在线智能系统进行灵活的空间管理。
◎园区服务：包括光控、温控、报销、物品及资产归集等模块，并通过APP、智能终端大屏等多种渠道提供支持，节省人力成本。
◎访客接待服务：阿里巴巴将访客服务无缝转化为线上模式。 所有行为数据都直接录入系统，相应的任务、所需信息和通知都可以自动推送，大大节省了时效性。
◎云前台：通过自主研发的智能机，可实现各种线下服务。 还可以根据不同的办公场景进行定制，高效提供服务。
通过数字化手段大幅优化行政服务效率是未来不可阻挡的发展趋势。
02 优化管理，合理花钱
有人曾经计算过，管理费用少1元=销售人员多赚14元。
行政部门可以在很多细节上优化工作方法来节省开支，比如预算、空间、差旅、采购等。在减少开支的同时，别忘了想一些开源的方法来为公司“赚钱”。
（一）预算管理
在制定年度预算之前，必须要做的就是回顾往年的数据。 通过以往的预算和使用情况，按类别科目、分配到各部门、按月、按季度、按年度分析费用。
在审查过程中，总结归纳，削减或调整不必要的开支，精简预算。
*每日预算类别示例（摘自《快年底了，你想好如何做预算了吗？》）
当然，每年公司的整体战略和行政工作计划都不同，预算也需要相应调整。
对于一些不确定的部分，还可以提前与人力资源部、财务部、业务部沟通，确保满足不同部门的需求。
最后，找出经过验证的费用和服务标准并设计预算。
(2)空间管理
办公空间往往占公司运营投资的很大一部分。 如果空间没有得到充分利用，本质上就是一种浪费。 因此，提高空间利用率也是节省成本的一种方式。
可以从以下几个方面入手：
a.工作站管理
工作站占用率和利用率之间的差距造成了大量的浪费。 采用移动办公、灵活办公等工作方式，或者将空间成本转化为各部门的成本，可以大大提高空间利用率。
b.能源管理
采用智能照明系统和智能温控系统，实时亮度和温度调节、传感器设置关闭照明、温控节能模式等，智能设备可以大大减少能源浪费。
c.其他公共空间管理
食堂、停车场等公共场所容易出现拥堵、空间不足等问题。 为了解决这样的问题，我们可以利用前面我们提到的“数字系统”。
例如，腾讯利用其智能平台跟踪人们大量的重复行为，并通过数据分析提供提高空间利用率的解决方案。
*摘自《降本增效？》 空间管理可以成为隐藏的省钱工具！ 》
（三）差旅管理
差旅费是成本控制的第二大支出，管理方面也大有作为。
①第一步制定管理制度：从科学的出行标准、购票时间、预算划分到部门等各个方面建立完整的出行管理制度。 合理的制度是控制成本的有效途径。
②定期审查：为了减少或避免因员工取消、变动而造成的额外支出，需要通过月度数据及时进行审查，区分是主观原因还是被动因素。
如果是主观原因，可以设置激励制度，降低变更或取消率。 如果是被动原因，应提醒员工在购票前注意天气状况、航班正点、客户预订时间和行程安排。
③. 灵活运用购买折扣机票的各种技巧：例如提前3-7天预订、尽量在下午预订、利用旅行系统比价、或与航空公司签订折扣等。
优秀的差旅控制不仅需要高效的成本控制，还要考虑员工满意度，在成本和员工体验之间找到平衡点。
（四）采购策略
采购是一项非常繁琐的工作，各种数据随市场波动较大。 通过建立采购成本数据库，可以更好地控制成本。
通过数据库，可以研究采购类别、采购数量、采购需求预测、采购规格、定价因素、供应商所在地、供应商绩效等采购管理类别之间的关系，并分析不同因素对成本的影响。
例如，如果数据分析发现某些品类的采购量只占20%，但成本却占80%，那么就需要重点关注这些品类。
此外，采购成本不仅仅是采购过程中发生的费用。 储存期间产生的费用也属于采购成本的一部分。 通过平衡采购量和存储量的关系，可以降低整体采购成本。
(5) 开源
在我的印象中，行政永远是一个没有收入、只花钱的部门。 但很多企业的行政部门已经转变模式，独立运作，实现盈利。
以下表格供您参考。
A、自有资产空间招商：通过有计划的招商，为员工引进便利店、饮料店、健身房等。 行政关注重点集中在空间面积、租赁水电配置、服务产品价格、员工消费习惯和需求等。
B、租赁办公室闲置空间：将自有楼宇内的闲置工位出租出去，最大程度避免空间资源的浪费。 但需要注意的是，最好整体出租给中小微企业，以免出现其他后续问题。
C、自有园区/楼宇广告位：滚动屏、电梯广告，甚至园区内各个地点的卫生间广告都可以租用。
D、将企业内部系统推向市场：很多管理员会配合公司技术部门开发企业服务产品，比如OA系统、固定资产管理系统、考勤系统、差旅系统等。因为是领导下生产的行政方面，确实可以解决内部使用后的工作痛点。 外部市场对这样的系统有很大的需求。
E、围绕企业IP开店：很多互联网企业都有自己的形象IP，很受欢迎。 例如，微信KTV网站上销售黄脸表情T恤、抱枕等周边产品。
F、利用行政资源出售服务：当企业达到一定规模后，行政部门设立独立的公司，出售自己的行政服务。 在一定程度上可以带动整个行政管理体系和服务质量的提升，比如58神办公。
充分利用资源，管理也可以为企业创造利润。
2、为员工提供更有温度的服务
人才是企业发展的关键因素。 为员工提供全面的服务和关怀，提高员工满意度，为企业留住人才，也是管理的重要价值观之一。
01员工需求分析
想要提高员工满意度，就从员工的需求出发，提供有针对性的服务。
员工需求梳理可以来自以下四个方面：
①员工抱怨：员工80%的需求来自于员工的抱怨和抱怨。 信息的获取可以通过访谈、问卷调查、意见箱、论坛等方式。有限选择影响大、紧急的“槽位”，整理成需求。 ②. 同行业对标：向友商寻找可以结合公司实际情况或直接复制的需求。 这就需要扩大同行业的朋友圈，互相学习。 ③同规模对标：可以利用出国学习交流的机会，寻找类似规模的企业和对标员工需求作为参考。
④外部学习：当今信息发达的时代，有很多知识共享平台，可以将别人的经验转化为自己的知识，并运用到工作中。
需要注意的是，对于企业来说，好的服务并不一定能无限制地满足员工的需求，而应该根据企业当前的发展现状，在合理范围内满足核心需求。
这要求管理部门有能力确定需求的优先顺序。
02建立行政服务体系
了解员工需求后，我们将开始建立行政服务体系。 综合行政服务体系包括以下十五大方面：
在建立行政服务体系时，应将其视为“产品”，用产品思维对行政服务体系进行审视和迭代，用设计思维打造最优的员工体验。 最后，要有数据思维进行梳理和审核，使行政服务体系建设形成闭环。
那么行政服务体系如何设计呢？ 我们通常会先构建用户体验地图，然后依次梳理行政服务体系。
*摘自《如何设计一套完整的、注重员工体验的行政服务体系？》 》
用户体验图由三个组成部分组成：
A。 用户：包含用户画像和用户目标。 这部分和我们上面提到的员工需求分析类似。
b. 用户和产品：简单地进行行为分析，进行视觉处理，用情感曲线连接服务过程中的接触点、行为和想法。 情绪曲线可以参考下图：
*顾客进入餐厅的历程和情绪曲线（可以作为参考，拓展思路）
C。 产品机会：在用户与产品的交互过程中，根据情感曲线的变化，发现用户的痛点和机会，进而提供相应的服务。
这是利用产品思维设计服务系统的常用方法。 这样我们就可以准确地了解用户在整个服务周期的直观感知，有利于我们提供有针对性的服务。
3. 外部协助提升雇主品牌形象
许多人认为行政服务是内部的。 事实上，行政工作的很多方面都在无形中为企业品牌形象加分。 再好的行政服务品牌也可以成为企业招揽人才、招揽客户的工具。 核心竞争力之一。
那么，行政管理可以通过哪些方式帮助提升品牌形象呢？
01优化接待服务
接待工作是行政工作中不可缺少的一部分。 顺畅、舒适的接待体验不仅直接展现行政能力，也为公司形象增色添彩。
想要打造完美的接待体验，无论是空间的装修还是整个接待流程都需要特别注重。
①. 完善航天硬件
通过独特的空间设计，进入公司的参观者和合作伙伴可以快速感知企业的基调。 还可以在细节上花点小心思，无形中为游客提供便利。
例如，拥有自己的企业风格的空间装饰、干净明亮的接待区、清晰的路标、为参观者提供物品寄存服务，最大限度地为参观者创造良好的环境。
具体内容可以查看我们写过的关于访客接待的文章（←点击蓝色文字查看）
*OPPO接待大厅不仅提供前台咨询服务、自助饮水、开放式洽谈，还设有吸烟区，照顾到访者的所有需求。
*保时捷中国的智能大屏不仅显示地图，还具有导航功能。 选择目标位置后，可以智能计算导航路径。
*阿里巴巴将云前台接入菜鸟柜，访客可通过亿泰亿格自行寄存物品。
②. 制定接待流程
制定接待流程时应明确四个原则：统一规范、集中管理、分类分类、重点保障。 在此基础上，梳理各个接待环节的注意事项，确保接待过程的完整性。
如何做好迎宾安排？ 食宿如何安排？ 参观路线是什么？ 赠送礼物和送别礼物时应注意什么？
规范接待流程，在每次接待中逐步优化迭代，最终形成适合贵司的《接待管理办法及实施细则》，全面提升接待服务水平。
02 关注网络平台
互联网时代，公众号、微博、抖音等KTV行政账号成为外界了解企业形象的重要途径。
通过网络平台，开展内部有意义、有话题性、有影响力的活动，可以塑造关爱员工的温馨形象，有助于提升企业品牌。
活动类型可以如下：
△团体宣传类型：企业开放日、年会/节日、优秀事迹推介、企业动员会等；
△文娱活动：兴趣活动、户外团建、竞技游戏、文艺晚会等；
△员工交流类型：高层对话、座谈会、联谊等；
△培训/思想型：入职培训、知识竞赛、读书会等；
△福利关爱类型：节日礼盒、年夜饭、员工补贴等；
△社会公益：帮助困难家庭、义卖、社区服务等。
当然，除了员工活动之外，任何能为品牌形象加分的内容都可以在公众号中推广，比如员工福利、员工服务升级等。
网络平台的重要性日益凸显。 政府在做好活动的同时，也必须认识到，宣传所带来的效益可能比活动本身还要大。
在企业的不同时期，管理对自身价值目标的侧重点应该有所调整，但无论着眼于哪一点，都是以实现企业目标的大方向为指导和前提的。
企业不一定缺乏管理，但肯定缺乏真正创造核心价值的管理。 行政行业的价值仍然需要管理者通过自身努力来打造和提升。
想一想：现阶段你的核心价值目标应该是什么？
为了凸显行政的价值，获得更多的话语权，您和您的合作伙伴做了什么？ 欢迎评论区讨论！