(1) 确认产品或服务的状态。
这是编写需求声明的关键起点：客户的需求是什么？
(2) 识别客户或客户群。
谁会接受产品或服务？ 通常，您越专注，就越容易识别。 在考虑外部客户时，区分分销商或供应链合作伙伴与最终用户或消费者非常重要。
(3) 检查有关客户需求、期望、意见和投诉的现有数据。
尽可能使用客观且可量化的数据来定义客户需求。 无论如何，您无法仅根据道听途说的信息“猜测”对客户来说重要的是什么或确定客户的需求。
(4) 起草需求说明。
这是您最大的挑战，将客户的需求转化为可观察到的东西并设定明确的绩效标准。 起草需求规范后，请其他人对其进行审查，以确保其清晰、具体、可观察或可测量，并且易于理解。
(5)确认要求的有效性。
这包括采取任何“审查”步骤以确保其准确反映客户的需求和期望。 一种方法是按照要求的说明给客户提供样品，然后观察并判断他们的反应或者直接询问他们！ 需求识别还包括询问流程中需要理解和满足需求的员工。
(6)细化并最终确定需求规格。
当客户的需求与公司的实际能力存在差距时，应努力协调各种可行的要求或更好地改进流程。 一旦需求声明最终确定，就应该分发和沟通，以确保每个人都清楚性能期望和衡量标准。
如果您最终感觉您的需求陈述更接近于猜测而不是真实的现实，请不要感到惊讶。 由于缺乏客户知识或流程能力知识，需求规范中的模糊性在许多流程中很常见。 深化和丰富绩效标准需要一些时间。
还有许多其他工具和数据处理方法可以帮助将各种繁琐的客户数据提炼成可衡量的绩效标准。 例如，可以使用关联图将许多客户问题或评论分成几个逻辑组，这可以帮助您在海量客户反馈信息中找到有意义的需求。 树形图有助于将广泛的产品功能和客户满意度因素与特定的产品功能和客户需求联系起来。
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