其实简单来说，就是将论文和期刊的详细信息以及数据库的收录情况填写到一张表中。 供审查委员会审查。
首先，了解发表论文的标题、论文编号、作者姓名、发表日期、期刊名称、国内刊号、国外刊号、收录哪些数据库后，填写信息。 特别是该期刊所在的数据库名称必须填写完整。 例如，《中国药学》杂志拥有国内外多个馆藏数据库，具体为CA （美国）、CSCD中国科学引文数据库源期刊（含扩展版）、万方馆藏（中国）、上海图书图书馆馆藏、剑桥科学文摘、哥白尼索引（波兰）、国家图书馆馆藏、CNKI馆藏（中）、统计源核心期刊（中国科技论文核心期刊）、VIP馆藏（中）。 数据库如此之多，不可能逐一检查。 一般来说，要看单位需要哪些数据库。 一般来说，常用的数据库只有几个。 只需检查您的论文是否被包含在相应的数据库中即可。
其次，我们找到数据库包含的数据，按照数据库名称-哪个期刊-哪期-哪页进行填写，并将找到的数据库页打印出来放在附件中。
但是，我们也应该注意一些问题。 数据库的采集时间不同，长度也不同。 如果单位需要的数据库恰好是采集速度较慢的数据库，一定要提前询问需要多长时间采集，争取提前发布。 第二是每期期刊数据库虽然收录很多，但并不是所有的数据库都可以轻松检索到当期期刊。 对于发表的每一篇文章，作者都需要提前查阅期刊数据库以及如何检索。 通过做好这些准备，我们填写论文收集状态就会顺利很多。
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